Cara Setting Data Siswa Baru di Template Excel Agar Tidak Ditolak Oleh Sistem SIMPATIKA

Tak sedikit rekan-rekan Operator yang mengeluh karena gagal melakukan upload data siswa baru ke sistem SIMPATIKA dengan menggunakan file excel. Akibatnya, sebagian diantara mereka nekat mengambil jalan pintas dengan cara menguploadnya satu persatu atau upload manual istilahnya.

Tidak salah memang. Justru upload manual cendrung tidak memiliki resiko ditolak. Menurut pengalaman penulis, persentase keberhasilan upload manual memang lebih tinggi dibandingkan dengan upload menggunakan file excel. Namun segi negatifnya adalah upload manual cendrung menyita banyak waktu kerja, melelahkan dan tentu saja merepotkan.

Lain halnya dengan menggunakan format excel. Kita tinggal copy paste, lalu mengeditnya pada kolom atau baris yang memang memerlukan pengeditan, kemudian langsung upload. Praktis dan tentunya tidak menyita banyak waktu.

Namun masalahnya, sebagian besar teman-teman Operator justru mengeluh setelah mengupload data siswa baru dengan menggunakan format excel tersebut. Hal ini disebabkan karena data mereka yang selalu ditolak oleh sistem dengan alasan data salah.

Nah! Bagaimana sebenarnya cara setting data siswa baru di excel agar dapat terupload sempurna ke dalam daftar siswa di SIMPATIKA? Mari kita ikuti tips berikut berdasarkan panduan gambar di bawah ini :

KOLOM A :  NOMOR URUT.

Yang pertama harus anda lakukan adalah mengisi KOLOM A dengan NOMOR URUT sesuai urutannya masing-masing. Tentu saja, melakukan pengurutan NOMOR URUT bukanlah sesuatu yang sulit, yang dibutuhkan disini hanyalah ketelitian. Usahakan NOMOR URUT di tabel excel anda tidak double.

KOLOM B : KODE SISTEM.

Untuk KOLOM B, yakni KODE SISTEM, harap jangan diisi. Biarkan kolom tersebut kosong, karena setelah anda mengupload datanya nanti, sistem yang akan mengisinya secara otomatis.

KOLOM C : NOMOR INDUK.

Nomor induk yang dimaksud disini adalah Nomor Induk Madrasah yang sekarang cara penulisannya telah digabung dengan rincian : Nomor Statistik Madrasah, Tahun Masuk Siswa dan Nomor Urut Siswa sebagaimana yang tercatat dalam Buku Induk di Madrasah anda.

KOLOM D : NISN.

NISN adalah Nomor Induk Siswa Nasional. Dalam penulisan NISN, usahakan jangan mengetik KOMA (‘) di permulaannya. Jika angka NOL (0) menghilang setelah di ENTER, anda harus merubah setting kolom menjadi settingan TEXT. Otomatis angka NOL (0) tidak akan “melarikan diri” lagi.

KOLOM E : NAMA SISWA.

Cara mengisi kolom ini sangat gampang. Jika anda punya simpanan data siswa yang sudah terlebih dulu disimpan di excel, anda tinggal mengcopy dan mempastekannya ke dalam kolom tersebut. Namun bila anda belum memilikinya, terpaksa anda harus mengetiknya satu persatu.

KOLOM F : KELAMIN.

Kolom ini hanya perlu diisi dengan singkatan. Ingat! Hanya dengan singkatan. Jika siswa anda LAKI-LAKI, maka anda mengisinya dengan huruf L. Dan jika siswa anda PEREMPUAN, isikan dengan huruf P. Jangan menulis “LAKI-LAKI” atau “PEREMPUAN,” karena sistem akan menolak kedua kata kepanjangan tersebut.

KOLOM G : TEMPAT LAHIR.

Mengisi kolom ini sama halnya seperti anda mengisi KOLOM E. Jika datanya sudah tersedia di komputer, anda hanya tinggal copy paste. Namun jika belum ada, silakan anda mengetiknya satu persatu.

KOLOM H : TANGGAL LAHIR.

Kolom ini merupakan kolom yang paling sering mengalami kesalahan penulisan. Kesalahan yang dimaksud adalah kesalahan penulisan format. Sistem tidak akan membaca apabila anda menulis format tanggal lahir selain format yang telah ditentukan oleh sistem, yakni YYYY-MM-DD. (Contoh lihat gambar). Sebelum mengisi kolom tersebut satu persatu, sebaiknya setting dulu kolomnya ke dalam format TEXT, agar data anda tidak mengalami perubahan ketika anda menekan ENTER.

KOLOM I : ALAMAT.

Mengisi kolom ini tidak sulit, sama halnya seperti anda mengisi KOLOM E dan KOLOM G. Jika datanya sudah tersedia, anda tinggal copy paste. Jika belum ada, silakan anda ketikkan satu persatu.

KOLOM J : TINGKAT.

Kolom ini menampilkan TINGKAT KELAS siswa baru. Untuk siswa baru tingkat MA, tentu saja harus diisi dengan angka 10. Sedangkan untuk madrasah selain MA, sesuaikan menurut kelas pertama masing-masing. Yang perlu diperhatikan adalah jangan pernah mengisi kolom ini dengan angka ROMAWI, seperti X, XI atau XII. Cukup isikan saja dengan angka biasa.

KOLOM K : TAHUN MASUK.

Tahun masuk yang dimaksud disini adalah tahun pertama siswa-siswa baru tersebut mendaftar masuk ke Madrasah anda. Untuk siswa-siswa baru sekarang, tentu saja anda harus mengisinya dengan 2018.

Nah! Setelah semua kolom-kolom yang tersebut di atas anda isi, lakukan lagi pengecekan untuk yang terakhir, mungkin masih ada data yang keliru dan perlu perbaikan. Jika anda tidak menemukan lagi data yang salah, silakan anda melakukan upload data ke sistem Aplikasi SIMPATIKA.

Namun apabila sistem masih menolak hasil upload tersebut karena menemukan data yang salah atau keliru, kemungkinan data anda terdeteksi DOUBLE. Lakukan PENGUNDUHAN DATA SALAH untuk melihat detil rincian data yang ditolak sistem. Kemudian hapus data tersebut, dan lakukan upload ulang. Selamat mencoba!

(Baca Juga : Cara Mengedit Siswa Naik Kelas, Lulus dan Siswa Baru di File Excel SIMPATIKA)

Share :